Veri Sorumlusu: Nitelik Basın Yayın Dağ. Org. Mat. Rek. San. ve Tic. Ltd. Şti.
Adres: A. Adnan Saygun Cad.no: 10/4 Sıhhiye/ANKARA
Telefon Numarası: 0312 433 37 57
Vergi Dairesi-Numarası: ÇANKAYA VD 6310431891
Mersis Numarası: 0631043189100017
KEP Adresi: nitelikbasinyayin@hs01.kep.tr
Web Adresi: www.nitelikyayinlari.com
GİRİŞ
Amaç
Şirketimizin Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası; 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ve ilgili Yönetmelik uyarınca şirketimizce yapılan saklama ve imha faaliyetlerine ilişkin iş ve işlemler konusunda usul ve esasları belirlemek amacıyla hazırlanmıştır.
Kişisel verilerin saklanması ve imhasına ilişkin iş ve işlemler, bu politika doğrultusunda gerçekleştirilmektedir.
Kapsam
Şirket çalışanları, çalışan adayları, hizmet sağlayıcıları, ziyaretçiler ve diğer üçüncü kişilere ait kişisel veriler bu Politika kapsamında olup şirketin sahip olduğu ya da şirket tarafından yönetilen kişisel verilerin işlendiği tüm kayıt ortamları ve kişisel veri işlenmesine yönelik faaliyetlerde bu Politika uygulanır.
Tanımlar
Alıcı Grubu: Veri sorumlusu tarafından kişisel verilerin aktarıldığı gerçek veya tüzel kişi kategorisini,
Açık Rıza: Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rızayı,
Anonim Hale Getirme: Kişisel verilerin, başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesini,
Çalışan: şirket çalışanı
Elektronik Ortam: Kişisel verilerin elektronik aygıtlar ile oluşturulabildiği, okunabildiği, değiştirilebildiği ve yazılabildiği ortamları,
Elektronik Olmayan Ortam: Elektronik ortamların dışında kalan tüm yazılı, basılı, görsel vb. diğer ortamları,
Hizmet Sağlayıcı: Şirket ile belirli bir sözleşme çerçevesinde hizmet sağlayan gerçek veya tüzel kişiyi,
İlgili Kişi: Kişisel verisi işlenen gerçek kişiyi,
İlgili Kullanıcı: Verilerin teknik olarak depolanması, korunması ve yedeklenmesinden sorumlu olan kişi ya da birim hariç olmak üzere veri sorumlusu organizasyonu içerisinde veya veri sorumlusundan aldığı yetki ve talimat doğrultusunda kişisel verileri işleyen kişileri,
İmha: Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesini,
Kanun: 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanununu,
Kayıt Ortamı: Tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen kişisel verilerin bulunduğu her türlü ortamı
Kişisel Veri: Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgiyi,
Kişisel Veri İşleme Envanteri: Veri sorumlularının iş süreçlerine bağlı olarak gerçekleştirmekte oldukları kişisel verileri işleme faaliyetlerini; kişisel verileri işleme amaçları ve hukuki sebebi, veri kategorisi, aktarılan alıcı grubu ve veri konusu kişi grubuyla ilişkilendirerek oluşturdukları ve kişisel verilerin işlendikleri amaçlar için gerekli olan azami muhafaza edilme süresini, yabancı ülkelere aktarımı öngörülen kişisel verileri ve veri güvenliğine ilişkin alınan tedbirleri açıklayarak detaylandırdıkları envanteri,
Kişisel Verilerin İşlenmesi: Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, saklanması, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hale getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlemi,
Kurul: Kişisel Verileri Koruma Kurulunu,
Özel Nitelikli Kişisel Veri: Kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verilerini,
Periyodik İmha: Kanunda yer alan kişisel verilerin işlenme şartlarının tamamının ortadan kalkması durumunda kişisel verileri saklama ve imha politikasında belirtilen ve tekrar eden aralıklarla re’sen gerçekleştirilecek silme, yok etme veya anonim hale getirme işlemini,
Politika: Kişisel Verileri Saklama ve İmha Politikasını,
Veri İşleyen: Veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak veri sorumlusu adına kişisel verileri işleyen gerçek veya tüzel kişiyi,
Veri Kayıt Sistemi: Kişisel verilerin belirli kriterlere göre yapılandırılarak işlendiği kayıt sistemini,
Veri Sorumlusu: Kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasında ve yönetilmesinden sorumlu gerçek veya tüzel kişiyi,
VERBİS: Veri Sorumluları Sicil Bilgi Sistemini,
Yönetmelik: 28 Ekim 2017 tarihli Resmî Gazetede yayımlanan Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmeliği
anlatmaktadır.
KAYIT ORTAMLARI
Kişisel veriler, şirket tarafından aşağıdaki ortamlarda başta kanun hükümleri olmak üzere diğer ilgili mevzuata uygun olarak güvenli bir şekilde saklanmaktadır;
SAKLAMA VE İMHAYA İLİŞKİN AÇIKLAMALAR
Şirketimizce; çalışanlar, çalışan adayları, ziyaretçiler ve hizmet sağlayıcı olarak ilişkide bulunulan üçüncü kişilerin, kurumların veya kuruluşların çalışanlarına ait kişisel veriler Kanuna uygun olarak saklanır ve imha edilir.
Saklamaya İlişkin Açıklamalar
Kişisel verilerin işlenmesi tanımı çerçevesinde işlenen kişisel veriler işlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olması şartıyla işlenmekte ve ilgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli süre kadar muhafaza edilmekte ve ilgili mevzuatta öngörülen ve işleme amaçlarına uygun süre ile saklanmaktadır.
Saklamayı Gerektiren Hukuki Sebepler
Kurumda, faaliyetleri çerçevesinde işlenen kişisel veriler, ilgili mevzuatta öngörülen süre kadar muhafaza edilir. Bu kapsamda kişisel veriler;
Saklamayı Gerektiren İşleme Amaçları
Şirketimiz tarafından alınan kişisel verileriniz politikalarımızda ve mevzuatta belirtilen sebeplerle
İmhayı Gerektiren Sebepler
Kişisel verileriniz;
İşlenmesine esas teşkil eden ilgili mevzuat hükümlerinin değiştirilmesi veya ilgası,
İşlenmesini veya saklanmasını gerektiren amacın ortadan kalkması,
Kişisel verileri işlemenin sadece açık rıza şartına istinaden gerçekleştiği hallerde, ilgili kişinin açık rızasını geri alması,
Kanunun 11’inci maddesi gereği ilgili kişinin hakları çerçevesinde kişisel verilerinin silinmesi ve yok edilmesine ilişkin yaptığı başvurunun şirket tarafından kabul edilmesi,
Şirketin, ilgili kişi tarafından kişisel verilerinin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi talebi ile kendisine yapılan başvuruyu reddetmesi, verdiği cevabı yetersiz bulması veya Kanunda öngörülen süre içinde cevap vermemesi hallerinde; ilgili kişinin Kurula şikâyette bulunması ve bu talebin Kurul tarafından uygun bulunması,
Kişisel verilerin saklanmasını gerektiren azami sürenin geçmiş olması ve kişisel verileri daha uzun süre saklamayı haklı kılacak herhangi bir şartın mevcut olmaması durumlarında, şirket tarafından ilgili kişinin talebi üzerine silinir, yok edilir ya da re’sen silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir.
TEKNİK VE İDARİ TEDBİRLER
Şirketimiz, kişisel verilerin korunması amacı ile idari ve teknik tedbirleri almaktadır. Öncelikle Şirket içinde oluşturulan KVKK uyum süreci çalışma kurulu ve hizmet alımı yolu ile alınan idari ve teknik tedbirler aşağıdaki gibidir.
Teknik Tedbirler
………………….
İdari Tedbirler
KİŞİSEL VERİLERİ İMHA TEKNİKLERİ
İlgili mevzuatta öngörülen süre ya da işlendikleri amaç için gerekli olan saklama süresinin sonunda kişisel veriler, şirket tarafından re’sen veya ilgili kişinin başvurusu üzerine yine ilgili mevzuat hükümlerine uygun olarak aşağıda belirtilen tekniklerle imha edilir.
Kişisel Verilerin Silinmesi
Kişisel veriler aşağıda belirtilen yöntemlerle silinir.
Kişisel Verilerin Yok Edilmesi
Kişisel veriler, şirket tarafından aşağıdaki yöntemlerle yok edilir.
Kişisel Verilerin Anonim Hale Getirilmesi
Kişisel verilerin anonim hale getirilmesi, kişisel verilerin başka verilerle eşleştirilse dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesidir. Kişisel verilerin anonim hale getirilmiş olması için; kişisel verilerin, veri sorumlusu veya üçüncü kişiler tarafından geri döndürülmesi ve/veya verilerin başka verilerle eşleştirilmesi gibi kayıt ortamı ve ilgili faaliyet alanı açısından uygun tekniklerin kullanılması yoluyla dahi kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemez hale getirilmesi gerekir. Şirketimiz anonimleştirme sürecinde de teknik ve idari tedbirleri almaktadır.
SAKLAMA VE İMHA SÜRELERİ
Şirket tarafından, faaliyetleri kapsamında işlenmekte olan kişisel verilerle ilgili olarak;
Söz konusu saklama süreleri üzerinde, gerekmesi halinde şirket yönetimi tarafından güncelleme yapılır.
Saklama süreleri sona eren kişisel veriler için re’sen silme, yok etme veya anonim hale getirme işlemi ilgili departmanlar tarafından usul ve esaslara göre yapılır.
PERİYODİK İMHA SÜRESİ
Yönetmeliğin 11’inci maddesi gereğince şirket, periyodik imha süresini 6 ay olarak belirlemiştir. Buna göre, Kurumda her yıl Haziran ve Aralık aylarında periyodik imha işlemi gerçekleştirilir.
DİĞER HUSUSLAR
İş bu politika Şirket yönetimi tarafından onaylanmakla yürürlüğe girer, yayınlanır, onay tarihi itibari ile yürürlüğe girer. Şirket tarafından ilgili departmanda saklanır.
Politika Yasal değişiklikler ve şirket içindeki değişiklikler uyarınca güncellenebilir ya da yürürlükten kaldırılabilir.
SAKLAMA VE İMHA SÜRELERİ TABLOSU
VERİ SAHİBİ |
VERİ KATEGORİSİ |
VERİ SAKLAMA SÜRESİ |
Çalışan |
İşe alım evrakları ile Sosyal Güvenlik Kurumuna gerçekleştirilen; hizmet süresine ve ücrete dair bildirimlere esas özlük verileri |
Hizmet akdinin devamında ve hitamından itibaren de 50(elli) yıl müddetle muhafaza edilir. |
Çalışan |
İşe alım evrakları ile Sosyal Güvenlik Kurumuna gerçekleştirilen; hizmet süresine ve ücrete dair bildirimlere esas özlük verileri dışında kalan özlük verileri |
Hizmet akdinin devamında ve hitamını takip eden takvim yılı yılbaşından itibaren de 10(on) yıl müddetle muhafaza edilir. |
Çalışan |
İşyeri Kişisel Sağlık Dosyası İçeriğindeki Veriler |
Hizmet akdinin devamında ve hitamından itibaren 30(otuz) yıl müddetle muhafaza edilir. |
İş Ortağı/Çözüm Ortağı/Danışman |
İş Ortağı/Çözüm Ortağı/Danışman ile ...... arasındaki ticari ilişkinin yürütümüne dair kimlik bilgisi, iletişim bilgisi, finansal bilgiler, telefon aramalarında alınan ses kayıtları, İş Ortağı/Çözüm Ortağı/Danışman çalışanı verileri |
İş Ortağı/Çözüm Ortağı/Danışmanın, ......'la olan iş/ticari ilişkisi süresince ve sona ermesinden itibaren Türk Borçlar Kanunu md.146 ile Türk Ticaret Kanunu md.82 uyarınca 10 yıl süre ile saklanır. |
Ziyaretçi |
......'a ait fiziki mekana girişte alınan Ziyaretçi'ye ait ad, soyad, T.C.K.N., araç plakası ile kamera kayıtları, telefon aramalarında alınan ses kayıtları |
2 yıl süre ile saklanır. |
İnternet Sitesi Ziyaretçisi |
İnternet Sitesi Ziyaretçisi'ne ait ad, soyad, e-posta adresi, gezinme hareketleri bilgileri |
2 yıl süre ile saklanır. |
Çalışan Adayı |
Çalışan Adayına ait özgeçmiş ve işe başvuru formunda yer alan bilgiler |
En fazla 2 yıl olmak üzere özgeçmişin güncelliğini kaybedeceği süre kadar saklanır. |
Stajyer(öğrenci) |
Stajyer'e ait staj dosyasında yer alan bilgiler |
Staj ilişkisinin devamında ve hitamını takip eden takvim yılı yılbaşından itibaren de 10(on) yıl müddetle muhafaza edilir. |
Müşteri |
Müşteri'ye ait ad, soyad, T.C.K.N., iletişim bilgileri, ödeme bilgileri ve yöntemleri, gezinme hareketleri bilgileri, telefon aramalarında alınan ses kayıtları, ürün/hizmet tercihleri, işlem geçmişi, özel gün bilgileri |
Müşteri'nin, satın almış olduğu her bir ürün/hizmetin sunulmasından itibaren Türk Borçlar Kanunu md.146 ile Türk Ticaret Kanunu md.82 uyarınca 10 yıl süre ile saklanır. |
Müşteri |
Kamera görüntüleri, araç plaka bilgisi |
2 yıl süre ile saklanır. |
Potansiyel Müşteri |
Potansiyel Müşteri ile ...... arasındaki ticari ilişki kurulmasına dair sözleşme görüşmeleri sırasında alınan kimlik bilgisi, iletişim bilgisi, finansal bilgiler, telefon aramalarında alınan ses kayıtları |
2 yıl süre ile saklanır. |
......’nın İşbirliği İçinde Olduğu Kurum/Firmalar (Tedarikçi, Fason Üretici, Bayi/Franchise |
......’nın İşbirliği İçinde Olduğu Kurum/Firmalar ile ...... arasındaki ticari ilişkinin yürütümüne dair kimlik bilgisi, iletişim bilgisi, finansal bilgiler, telefon aramalarında alınan ses kayıtları, ......’nın İşbirliği İçinde Olduğu Kurum/Firma çalışanı verileri |
......’nın İşbirliği İçinde Olduğu Kurum/Firmaların, ......'yla olan iş/ticari ilişkisi süresince ve sona ermesinden itibaren Türk Borçlar Kanunu md.146 ile Türk Ticaret Kanunu md.82 uyarınca 10 yıl süre ile saklanır. |